Un déménagement de bureau est souvent une source de stress pour les employés et la direction. Selon une récente étude , le déménagement serait même la 3ème cause de stress après le deuil et le licenciement. Organiser le déménagement de son entreprise, peu importe la taille de l’entreprise et son secteur d’activité, ne s’improvise pas. Voici quelques conseils pour vous organiser dans cette étape important de la vie de votre entreprise.

  • Informer vos partenaires, votre personnel, de l’implication d’un tel choix. Combien de temps prévoyez-vous entre la fin des opérations d’un lieu et la reprise dans les nouveaux locaux ? Qu’attendez-vous d’eux avant, pendant et après la transition ?
  • Faire visiter le nouvel emplacement à vos partenaires et employés, bien sûr, si leur nombre le permet. Vous favoriserez ainsi leur sentiment d’appartenance et stimulerez leur désir de bientôt y travailler en leur permettant de prendre leurs marques.
  • Créer un comité de transfert peut aider à la répartition des tâches, mais aussi à répondre aux interrogations qui viendront en cours de processus. Et croyez-moi, il y en aura ! Assurez-vous bien que chaque membre de votre personnel connaisse son rôle, qu’il s’agisse d’emballer ses propres effets ou tous les dossiers du département de la comptabilité !
  • Planifier: selon l’envergure de votre entreprise, un déménagement peut se faire le même jour… ou pas. Quel temps souhaitez-vous accorder au transfert ? Resterez-vous en activité pendant les travaux ? Si oui, partiellement ou complètement ? Cela déterminera, entre autres, quoi déménager en premier. Un bon étiquetage facilitera le déménagement, et donc le repérage des boîtes à l’arrivée. Prévoyez également les services nécessaires de débranchement/branchement d’équipements particuliers ou encore le soin apporté au matériel/mobilier fragile. C’est aussi ici qu’il vous faut prévoir les changements d’adresse et négocier les services pour vos futurs locaux en termes de téléphonie, Internet, électricité, assurances, etc.
  • Anticiper: le futur local nécessite-t-il des travaux d’aménagement avant de vous y installer ? Qu’aurez-vous à faire pour remettre en état votre local actuel à son propriétaire ? Trouvez le ou les entrepreneurs pour le faire et décidez d’un échéancier en fonction de vos besoins.
  • Entreposer: vous devrez vider votre local et le nouveau ne sera pas prêt à vous recevoir ? Ou l’idée vous prend de peinturer ou de remettre à neuf une portion X de votre local à laquelle vous ne pensiez pas toucher ? Inutile d’être empêtré dans vos meubles et équipements pour le faire. Entreposer sans souci est possible. Par exemple, louez un Go Cube à Montréal. Sans doute l’une des solutions les plus simples et conviviales puisque le ou les cubes d’entreposage sont livrés à l’emplacement choisi. Vous les remplissez ou ils s’en occupent, donc vous gérez votre temps. Puis vous gardez les cubes, et un œil dessus, ou ils les entreposent le temps voulu.

Pendant

Laissez faire les déménageurs ! Ils sont équipés et formés à cette tâche. Jouez plutôt au contremaître en les dirigeant au bon endroit dans votre nouveau local selon l’étiquetage que vous aurez fait. Votre personnel et vous-même retrouverez vos marques plus rapidement.

Après

Selon la taille de votre entreprise, il reste sans doute plusieurs cartons à défaire ! Le temps est venu pour vous de vous approprier ces nouveaux espaces. Pensez aussi à faire les changements d’adresse qui ne pouvaient être effectués avant le Jour du déménagement.

Et pour encore mieux vous préparer, voici quelques conseils avisés pouvant s’appliquer à un déménagement d’entreprise. Retenez déjà ceux-ci :

  • Emballés et identifiés, les cartons seront ! C’est la règle d’or pour bien vous y retrouver par la suite.
  • Les rebuts, aux vidanges ! Ça paraît clair, et pourtant ! Faites le ménage et débarrassez-vous de ce qui traîne sans raison d’être.
  • Du plus gros au plus petit, toujours ! Ce n’est sans doute pas votre premier déménagement. Comme on place d’abord les électros au fond du camion ou d’un cube d’entreposage, on y embarquera les machines et le mobilier avant tout le reste. Fastoche ! Il est plus facile de combler les trous avec des boîtes et autres éléments de taille moyenne ou petite.

Alors, êtes-vous prêt à déménager ?